Hoe ik met je gegevens omga

HaarTransparant is een persoonlijk initiatief dat je begeleidt bij een mogelijke haartransplantatie in Istanbul. Ik ben verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens die je via deze website deelt. De volledige juridische bedrijfsgegevens (waaronder een KvK-nummer, indien van toepassing) worden hier aangevuld zodra deze definitief zijn vastgesteld.

De dienstverlening en intake zijn bedoeld voor personen van 18 jaar en ouder.

Afhankelijk van hoe je contact opneemt, verwerk ik onder meer:

• naam, e-mailadres en telefoonnummer;
• je vraag of bericht, en je voorkeur voor hoe ik contact opneem;
• bij een intake: leeftijd, informatie over haaruitval en gewenst resultaat;
• medische informatie die je zelf invult, zoals medicatie, aandoeningen en eerdere operaties;
• foto's die je zelf uploadt;
• tijdstippen waarop je toestemming geeft of intrekt, en welke versie van de toestemmingstekst je te zien kreeg;
• communicatie- en procesgeschiedenis van je aanvraag (bijvoorbeeld welke stap je aanvraag heeft doorlopen);
• technische beveiligingsgegevens, zoals een op je IP-adres gebaseerde teller die misbruik van formulieren tegengaat.

De meeste inhoudelijke gegevens ontvang ik rechtstreeks van jou. Daarnaast worden beperkt technische gegevens verwerkt voor beveiliging en misbruikpreventie.

Ik gebruik deze gegevens om contact met je op te nemen, je vraag of intake praktisch te controleren op volledigheid en duidelijkheid, en om je eventueel later apart om toestemming te vragen voordat iets met de kliniek wordt gedeeld. Ik gebruik je gegevens alleen voor de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn beschreven.

Voor een algemene vraag via het contactformulier ("Stel je vraag") gebruik ik je naam, e-mailadres en bericht alleen om te reageren. Dit formulier vraagt geen toestemming via een aankruisvakje — dat is voor een gewone reactie op je bericht niet nodig. Deel hier geen medische gegevens of foto's; daarvoor is de aparte, beter beveiligde intake bedoeld (zie hieronder).

Medische informatie en foto's die je invult of uploadt, gebruik ik uitsluitend om je intake praktisch te beoordelen op volledigheid en duidelijkheid. Ik geef geen medisch advies, stel geen diagnose en beoordeel niet of een behandeling geschikt of verantwoord is. Deze informatie wordt niet met de kliniek gedeeld zonder jouw aparte toestemming.

Voordat je medische informatie of foto's via de intake verstuurt, vraag ik je uitdrukkelijk toestemming om deze gegevens te verwerken voor het controleren en begeleiden van je intake. Deze toestemming staat los van de latere toestemming om gegevens met de kliniek te delen.

Er zijn twee afzonderlijke momenten waarop jij apart toestemming geeft:

• Voor een eerste beoordeling deel ik je intakegegevens, medische informatie en foto's met de kliniek. Je naam, e-mailadres en telefoonnummer worden daarbij gemaskeerd (bijvoorbeeld "Thomas B.") meegestuurd, niet volledig.
• Pas als de kliniek mogelijkheden ziet en jij daarna apart toestemming geeft, deel ik je volledige naam, e-mailadres en telefoonnummer, zodat de kliniek rechtstreeks contact met je kan opnemen.

Beide toestemmingen zijn vrijwillig. Zonder toestemming voor de eerste beoordeling kan ik je intake niet aan de kliniek voorleggen. Zonder toestemming voor het delen van contactgegevens kan de kliniek niet rechtstreeks contact met je opnemen. Je kunt wel gewoon vragen aan mij blijven stellen.

De kliniek waarmee ik samenwerk is gevestigd in Istanbul, Turkije, buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer je toestemming geeft om gegevens met de kliniek te delen, worden deze gegevens dus buiten de EER verwerkt. Welk overdrachtsmechanisme (zoals modelcontractbepalingen) hierbij van toepassing is en of een transfer impact assessment nodig is, wordt bevestigd voordat deze website productie-gereed is. Jouw toestemming is een noodzakelijke voorwaarde voor deze specifieke deling, maar op zichzelf niet het enige mechanisme dat de doorgifte regelt.

Voor het draaien van deze website en het verwerken van gegevens maak ik gebruik van externe dienstverleners, onder meer voor hosting, database- en bestandsopslag, en het versturen van transactionele e-mail. De definitieve lijst van deze dienstverleners en de afspraken die ik met hen maak (waaronder verwerkersovereenkomsten waar nodig) worden hier aangevuld voordat deze website productie-gereed is.

Ik bewaar gegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden hierboven. Hieronder staan mijn bewaartermijnen. Op één na zijn dit bewuste keuzes van HaarTransparant om gegevens niet langer te bewaren dan nodig (data-minimalisatie en verantwoording), en geen wettelijk verplichte termijnen.

HaarTransparant hanteert de volgende bewaartermijnen:

• onvoltooide, niet-gebruikte foto-uploads: automatisch verwijderd kort na het verlopen van de upload-sessie (binnen enkele uren);
• algemene contactverzoeken ("Stel je vraag"): 12 maanden na het laatste zinvolle contact of de laatste activiteit;
• een intake die stopt vóórdat deze met de kliniek is gedeeld (bijvoorbeeld omdat je geen toestemming geeft voor de eerste beoordeling): 6 maanden na afsluiting of de laatste zinvolle activiteit;
• een intake die wel met de kliniek is gedeeld of overgedragen: 12 maanden na afsluiting of de laatste zinvolle activiteit;
• medische informatie en foto's: deze worden samen met de bijbehorende intake verwijderd, nooit apart bewaard;
• minimale toestemmingsbewijzen van een intake (voor het delen van medische informatie of contactgegevens met de kliniek): 5 jaar na afsluiting/verwijdering van die intake, als interne verantwoordingsmaatregel. Een algemeen contactverzoek kent geen toestemming (alleen een getoonde privacymelding) en levert daarom geen apart bewaard toestemmingsbewijs op — die melding wordt samen met het contactverzoek zelf verwijderd;
• rate-limit-informatie (technische misbruikpreventie): 30 dagen;
• admin-beveiligingslogs en logs van de bewaartermijn-cleanup zelf: 12 maanden;
• relevante financiële administratie: 7 jaar, alleen voor zover en voor zolang dit wettelijk verplicht is (zie hieronder).

De 7-jaarstermijn is een wettelijke categorie voor fiscale/financiële administratie — op dit moment worden binnen deze applicatie geen facturen, commissie-overzichten of betaalgegevens opgeslagen, dus deze termijn is momenteel niet van toepassing op enige opgeslagen data. Deze termijn rechtvaardigt in geen geval het langer bewaren van medische informatie, intakegegevens of foto's.

Een bewaartermijn-hold kan een dossier tijdelijk uitzonderen van automatische verwijdering, bijvoorbeeld bij een lopend geschil of een aantoonbare wettelijke verplichting. Een hold betekent niet dat gegevens voor onbepaalde tijd bewaard mogen worden — langere bewaring vindt alleen plaats zolang daar daadwerkelijk een aantoonbare grond voor bestaat.

Gegevens die de kliniek zelf al heeft ontvangen en apart bewaart, vallen onder de eigen bewaartermijnen en verplichtingen van de kliniek. Het verwijderen van mijn eigen kopie verwijdert niets uit de systemen van de kliniek.

Je hebt het recht om:

• inzage te vragen in de gegevens die ik van je verwerk;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• te vragen om verwijdering van je gegevens, voor zover dat geen verwerking treft die al rechtmatig heeft plaatsgevonden;
• bezwaar te maken tegen een verwerking;
• te vragen om beperking van de verwerking;
• je gegevens te ontvangen of te laten overdragen, voor zover het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
• een gegeven toestemming in te trekken (zie hieronder);
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Gebruik voor deze rechten de aparte pagina Privacyverzoek indienen. Ik controleer eerst je identiteit voordat ik persoonsgegevens verstrek, wijzig of verwijder.

Je kunt op elk moment:

• een gegeven toestemming intrekken voor toekomstige verwerking;
• mij vragen je gegevens te verwijderen;
• mij vragen om inzage of correctie van je gegevens.

Het intrekken van toestemming verandert niets aan een verwerking die daarvoor al rechtmatig heeft plaatsgevonden. Ik kan niet in elke situatie alles onmiddellijk verwijderen: een beperkt minimaal toestemmingsbewijs of, voor zover van toepassing, financiële administratiegegevens kunnen nog enige tijd bewaard blijven wanneer dat daadwerkelijk noodzakelijk is (zie "Hoe lang gegevens worden bewaard").

Als je gegevens op het moment van intrekken al met de kliniek zijn gedeeld, kan ik het verwijderen daarvan niet namens de kliniek afdwingen door alleen mijn eigen kopie te verwijderen — een verzoek dat de kliniek zelf betreft, moet mogelijk ook rechtstreeks bij de kliniek worden ingediend. Ik help je graag om te bepalen bij wie je verzoek het beste kan worden neergelegd.

Gebruik hiervoor de aparte pagina Toestemming intrekken. Ik controleer eerst je dossiernummer en e-mailadres voordat de intrekking wordt uitgevoerd, zodat iemand anders dit niet namens jou kan doen. Als je toestemming had gegeven om gegevens met de kliniek te delen en dat al is gebeurd, wordt de actieve toegang via HaarTransparant geblokkeerd zodra de intrekking wordt uitgevoerd — eerdere inzage door de kliniek kan daarmee niet ongedaan worden gemaakt.

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder beperkte toegang tot systemen, beveiligde opslag van foto's en versleutelde verbindingen. Er is geen enkel systeem volledig waterdicht, maar ik doe wat redelijkerwijs mogelijk is om misbruik en datalekken te voorkomen.

Deze website gebruikt op dit moment geen niet-noodzakelijke cookies voor tracking, advertenties of analytics. Er wordt alleen technisch noodzakelijke opslag gebruikt, bijvoorbeeld voor de beveiligde inlogsessie van het beheeromgeving. Als dat in de toekomst verandert, wordt deze pagina bijgewerkt.

Voor vragen over je gegevens, het intrekken van toestemming of een privacyverzoek kun je mailen naar thomas@haartransparant.nl.

Ik kan deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als de website, de samenwerking met de kliniek of de wet- en regelgeving verandert.

Laatst bijgewerkt: 14 juli 2026.